Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Thomas Wiebe
Benediktusplatz 22
52076 Aachen
Deutschland
E-Mail: hello@podsink.com

Überblick

podsink ist ein browserbasiertes Werkzeug zur Aufnahme von Podcasts. Wir verarbeiten so wenig personenbezogene Daten wie möglich. Es werden keine Tracking- oder Analysedienste eingesetzt.

Welche Daten werden verarbeitet?

Benutzerkonto

Um Sessions zu erstellen, kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse registrieren. Wir speichern deine E-Mail-Adresse und einen optionalen Anzeigenamen. Die Authentifizierung erfolgt über passwortlose Magic Links (per E-Mail) oder Passkeys (auf deinem Gerät gespeichert). Es werden keine Passwörter gespeichert. Bei Anmeldevorgängen erfassen wir deine IP-Adresse, den Zeitpunkt und binden den Login bei Erfolg an deinen Browser (User-Agent), um die Session abzusichern. Du bist nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne E-Mail-Adresse können wir aber kein Konto führen, und ohne Anzeigenamen kannst du keiner Session beitreten. Mehr musst du uns nicht mitteilen.

Cookies

podsink verwendet ein einziges technisch notwendiges Cookie (podsink_session), um dich nach der Authentifizierung angemeldet zu halten. Dieses Cookie ist für den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), enthält nur ein zufällig generiertes Session-Token und wird automatisch beim Abmelden oder nach 30 Tagen gelöscht. Tracking-, Analyse- oder Drittanbieter-Cookies werden nicht eingesetzt.

Anzeigename

Beim Betreten einer Session gibst du einen Anzeigenamen an. Das Feld muss ausgefüllt sein, aber was darin steht, entscheidest du: ein Vorname, ein Spitzname oder etwas ganz anderes. Er muss dich nicht identifizieren. Der Name wird den anderen Teilnehmenden angezeigt und als Dateiname im heruntergeladenen Archiv verwendet. Er wird im localStorage deines Browsers gespeichert, damit er beim nächsten Mal schon dasteht; Einzelheiten dazu unter "Was im Browser gespeichert wird". Auf dem Server bleibt er zusammen mit der Aufnahme gespeichert und wird mit ihr am Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht - das gilt auch für die Kopie in den Metadaten des Archivs.

Audioaufnahmen

Wenn eine Aufnahme gestartet wird, nimmt der Browser des jeweiligen Teilnehmers lokal Audio über das Mikrofon auf. Die Aufnahme wird kontinuierlich im Hintergrund auf den Server hochgeladen. Bis ein Abschnitt dort angekommen ist, puffert dein Browser ihn lokal zwischen. Bricht die Verbindung ab, bleibt dieser Puffer auf deinem Gerät liegen, bis er nachgeliefert wurde, bis feststeht, dass er nicht mehr gebraucht wird, oder bis eine laufende Aufnahme den Platz braucht; dann räumen wir die ältesten Puffer zuerst weg. Aufnahmedaten werden nach Ende der Session für die tarifabhängige Aufbewahrungsfrist auf dem Server vorgehalten (siehe Abschnitt Speicherdauer) und danach automatisch gelöscht. Das herunterladbare Archiv enthält neben den Audiodateien auch Marker und Chat-Nachrichten.

Video- und Screen-Share-Aufnahmen

Wenn Videoaufnahme aktiviert ist, wird die Kamera jedes Teilnehmers lokal als MP4-Datei aufgezeichnet und im Hintergrund auf den Server hochgeladen, genau wie Audio. Wenn ein Teilnehmer während einer Aufnahme seinen Bildschirm teilt, wird auch der Screen-Inhalt als separater Track aufgezeichnet. Video- und Screen-Share-Daten unterliegen der gleichen tarifabhängigen Aufbewahrungsfrist wie Audioaufnahmen.

E-Mail-Kommunikation

Wir versenden zwei Arten von E-Mails. Betriebsnotwendige Nachrichten gehören zum Dienst und lassen sich nicht abbestellen: Anmelde- und Registrierungslinks, die Bestätigung einer neuen E-Mail-Adresse, die Bestätigung deiner Identität vor sicherheitsrelevanten Änderungen, die Erinnerung, bevor eine Aufnahme nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht wird, und die Eingangsbestätigung einer Kündigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei der Eingangsbestätigung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Produktnachrichten schicken wir nur mit deiner Einwilligung: eine Rückfrage nach deiner ersten Aufnahme sowie Hinweise zur Nutzung und zu neuen Funktionen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du erteilst sie bei der Registrierung über ein nicht vorausgewähltes Kästchen oder jederzeit später über die Einstellung in deinem Konto. Du kannst sie genauso jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder solchen E-Mail oder über dieselbe Einstellung. Newsletter und Werbung für fremde Produkte versenden wir nicht, und wir geben deine Adresse dafür an niemanden weiter.

Chat-Nachrichten

Teilnehmer können während einer Session Textnachrichten senden. Jede Nachricht wird zusammen mit dem Anzeigenamen des Absenders und einem Zeitstempel auf dem Server gespeichert. Chat-Nachrichten werden als Protokolldatei in das herunterladbare Archiv aufgenommen und am Ende der Aufbewahrungsfrist zusammen mit den Aufnahmedaten automatisch gelöscht.

Technische Verbindungsdaten

Bei jeder Verbindung zum Server werden IP-Adressen, HTTP-Anfragen und technische Angaben deines Browsers im Serverlog erfasst. Diese Daten dienen der Fehlerdiagnose. Sicherheits- und betriebsrelevante Ereignisse werden zusätzlich in unserem Ereignisprotokoll erfasst (siehe unten). Live-Audio und -Video laufen über unseren eigenen SFU-Server, der die Streams zwischen den Teilnehmern weiterleitet und nichts davon speichert. Währenddessen übermitteln die Teilnehmenden an den Host, welche Geräte sie gewählt haben und wie ihre Aufnahme eingestellt ist, damit er die Aufnahmequalität im Blick behalten kann; die übrigen Teilnehmenden erhalten diese Angaben nicht, und gespeichert werden sie nicht. Zu jeder aufgezeichneten Spur halten wir außerdem technische Angaben fest, die bei der Fehlersuche helfen: angeforderte und tatsächlich gelieferte Auflösung, Bildrate, Bitrate, Latenzen, die Bezeichnung des verwendeten Geräts und deinen Browser, dazu eine Zeitleiste technischer Ereignisse der Aufnahme, etwa wann eine Kamera neu geöffnet wurde oder ein Upload hängen blieb. Sie sind weder für den Host abrufbar noch Teil des Downloads und werden zusammen mit der Aufnahme gelöscht. Gespeichert wird nur der separate Upload der Aufnahme, mit der unten genannten Speicherdauer. Rechtsgrundlage für das Serverlog ist unser berechtigtes Interesse an Verfügbarkeit und Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Live Listen

Der Host kann für eine Session einen Listen-Link erzeugen. Wer diesen Link hat, empfängt den Ton der Session als Live-Stream, gemischt auf unserem Server. Der Stream wird nicht aufgezeichnet oder gespeichert. Von Zuhörern erheben wir keine Daten, die über die technischen Verbindungsdaten hinausgehen: kein Konto, keine Cookies, keine dauerhaften Kennungen. Wie bei jedem Zugriff landen IP-Adresse und Anfrage im Serverlog, siehe oben.

Sicherheits- und Ereignisprotokoll

Um podsink abzusichern und wichtige Vorgänge nachvollziehbar zu machen, führen wir ein Ereignisprotokoll. Darin erfassen wir Konto- und Anmeldevorgänge, den Lebenszyklus von Sessions, Start und Stopp von Aufnahmen, Tarifwechsel sowie Admin-Eingriffe. Gespeichert werden dabei die IP-Adresse, E-Mail, User-ID, die Ziel-ID und ereignisspezifische Zusatzdaten. Bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen speichern wir die IP-Adresse und den Grund des Fehlschlags, um Missbrauch zu erkennen und abzuwehren; die E-Mail-Adresse nur dann, wenn sich der Versuch einem bereits versendeten Anmeldelink zuordnen lässt. Auch Absendungen des öffentlichen Kündigungsformulars werden mit der eingegebenen E-Mail-Adresse, IP-Adresse und dem Zeitpunkt protokolliert.

Was im Browser gespeichert wird

Neben dem Cookie legt podsink einige Angaben im localStorage deines Browsers ab. Sie bleiben auf deinem Gerät und dienen keiner Analyse deines Verhaltens. Was du davon in einer Session tatsächlich verwendest, etwa deinen Anzeigenamen oder die gewählten Geräte, wird dort so übertragen, wie es die jeweiligen Abschnitte beschreiben.

Das ist zum einen eine zufällig erzeugte Teilnehmer-ID je Session. Sie enthält keine Angaben zu deiner Person und wird nach 7 Tagen automatisch entfernt, sobald du das nächste Mal eine Session öffnest. Ohne sie könnten wir dich nach einem Neuladen der Seite nicht wieder deiner eigenen Spur zuordnen; die Speicherung ist deshalb für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zum anderen merken wir uns die Einstellungen, die du selbst triffst, damit du sie nicht bei jeder Session neu setzen musst: die Auswahl von Mikrofon, Kamera und Lautsprecher, Einstellungen zu deinen eigenen Medien wie Stummschaltung, Spiegelung des Vorschaubildes, Position der Selbstansicht, Verstärkung und Echounterdrückung, als Host zusätzlich die gewählte Aufnahmequalität und ob Video aufgezeichnet wird, dazu deinen Anzeigenamen und ob Tastenkürzel als einzelne Tasten funktionieren. Jede dieser Angaben geht auf eine Auswahl zurück, die du in der Oberfläche getroffen hast; wir leiten nichts davon aus deinem Verhalten ab. Dazu kommen kurzlebige Merkposten, etwa welchen Tarif du gerade buchen wolltest, damit du nach der Anmeldung dort weitermachst. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Du wirst alles davon los, indem du in deinem Browser die Website-Daten für podsink.com löschst. Der Dienst funktioniert danach unverändert, du triffst deine Einstellungen dann einmal neu.

Rechtsgrundlage

Für die aufnehmende Person erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) - die Daten sind notwendig, um den Dienst zu erbringen, für den du dich angemeldet hast. Für alle übrigen Teilnehmenden, mit und ohne eigenes Konto, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die du mit dem Beitritt zur Session erteilst; darauf weisen wir im Warteraum vor dem Beitritt hin. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du die Session verlässt; der Widerruf wirkt für die Zukunft, bereits aufgenommene Beiträge bleiben Teil der Aufnahme des Hosts. Die Verarbeitung für das Ereignisprotokoll stützt sich zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Unser Interesse liegt in der IT-Sicherheit, der Missbrauchsprävention sowie der Rechenschaftspflicht für Admin-Eingriffe und Tarifwechsel. Nimmt ein geschäftlicher Host mit podsink andere Personen auf, verarbeiten wir die Aufnahmedaten in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist dann der Host, und es gelten seine Datenschutzinformationen; einen unterschriftsfertigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung findest du unter podsink.com/legal/avv.

Speicherdauer

Aufnahmedaten (Audio, Video und Chat) werden auf dem Server für eine tarifabhängige Aufbewahrungsfrist gespeichert (Free: 3 Tage, Pro/Max: 7 Tage nach Session-Ende), sofern nichts anderes vereinbart ist, und danach mit dem nächsten automatischen Löschlauf entfernt. Maßgeblich ist der Tarif, unter dem die Session endet: ein späterer Wechsel nach unten verkürzt die Frist bereits aufgenommener Sessions nicht, ein Wechsel nach oben verlängert sie. Login-Sessions laufen nach 30 Tagen ab. Server-Logs werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Das Ereignisprotokoll wird für alle Ereignistypen nach 12 Monaten gelöscht. Bestimmte Log-Einträge bleiben auch nach einer Kontolöschung für den Rest dieser Laufzeit erhalten, damit wir die Rechtmäßigkeit der Löschung selbst dokumentieren können. Von unseren Servern bestehen tägliche Sicherungen in siebentägiger Rotation. Gelöschte Daten können darin bis zu sieben Tage fortbestehen; sie werden nicht ausgewertet und laufen ohne weiteres Zutun aus. Eine Sicherung enthält den Stand der Datenbank und die Aufnahmedateien, die zu diesem Zeitpunkt noch auf dem Server liegen. Wie lange eine Aufnahme dort liegt, hängt davon ab, wann sie in den Objektspeicher übernommen wurde und wie lange wir die lokale Kopie danach noch vorhalten; das kann ihre gesamte Aufbewahrungsfrist umfassen. Der Objektspeicher selbst ist nicht gesichert; eine dort gelöschte Aufnahme ist sofort und endgültig fort. Löschst du eine Session, bleibt nur ihre zufällige ID mit dem Löschdatum gespeichert, damit die Geräte der Teilnehmenden ihre lokalen Kopien sicher aufräumen können. Auch das wird mit deinem Konto gelöscht. Du kannst dein Konto jederzeit durch Kontaktaufnahme mit uns löschen lassen.

Rechnungsdaten beim Direktbezug

Beziehst du podsink unmittelbar bei uns statt über unseren Bestellprozess, stellen wir die Rechnung selbst. Dafür speichern wir Name und Anschrift, die Kontaktdaten der Ansprechperson, die Rechnungsempfangsstelle, den Leistungszeitraum, den Betrag und den Zahlungseingang. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung. Rechnungen und Buchungsbelege müssen wir steuerrechtlich aufbewahren; sie bleiben deshalb auch dann gespeichert, wenn du dein Konto löschen lässt, und werden erst nach Ablauf dieser Fristen gelöscht. In dieser Zeit verarbeiten wir sie nur noch, um diese Pflichten zu erfüllen. Wie lange, richtet sich nach der Art der Unterlage: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs Jahre für sonstige Geschäftsunterlagen. Empfänger dieser Daten sind unsere Steuerberatung im Rahmen der Buchführung, unser Kreditinstitut und, bei einer elektronischen Rechnung, die von dir benannte Empfangsplattform sowie bei Zustellung über Peppol der beteiligte Zugangspunkt. Nennt uns dein Unternehmen eine Ansprechperson oder eine Rechnungsempfangsstelle, verarbeiten wir deren Kontaktdaten zu denselben Zwecken; sie stammen dann von deinem Unternehmen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung legen wir die Unterlagen dort vor.

Weitergabe an Dritte

Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern: Bestellst du einen kostenpflichtigen Tarif über unseren Bestellprozess, werden deine E-Mail-Adresse und Abrechnungsdaten an Paddle.com Market Limited weitergegeben. Paddle tritt als Merchant of Record auf und übernimmt Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und Steuereinbehaltung dabei als eigener Verantwortlicher, nicht als unser Auftragsverarbeiter; Zugang zu Aufnahmedaten besteht nicht. Paddle sitzt im Vereinigten Königreich; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Unsere Server laufen auf gemieteter Infrastruktur der Hetzner Online GmbH (Deutschland); dort läuft auch der E-Mail-Versand. Die Verarbeitung der Server-Logs läuft derzeit nicht dort, sondern auf eigener Hardware in Deutschland, angebunden über ein verschlüsseltes privates Netz. Ein Dritter ist daran nicht beteiligt. Zusätzlich nutzen wir Infrastruktur der OVH GmbH (OVHcloud, EU), derzeit als Objektspeicher: dort liegen Aufnahmen und ihre Session-Metadaten (Session-Titel, E-Mail-Adresse des Hosts, Anzeigenamen der Teilnehmer) für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Beide administrieren ausschließlich wir selbst, und beide Standorte liegen in der EU. Darüber hinaus findet keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte statt; ausgenommen sind die Empfänger der Rechnungsdaten beim Direktbezug, siehe oben. Live-Audio und -Video werden an keinen Dritten weitergegeben - das läuft über unsere eigene, bei Hetzner gemietete Infrastruktur.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Beruht eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung dieser Rechte wende dich bitte an: hello@podsink.com. Bitte beachte, dass einzelne Einträge im Ereignisprotokoll bis zum Ablauf der regulären Speicherdauer von der sofortigen Löschung ausgenommen sein können, soweit wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO) oder soweit einem Widerspruch zwingende schutzwürdige Gründe entgegenstehen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO findet nicht statt.

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (ldi.nrw.de).